À l’ère du numérique, les documents physiques tels que les bordereaux d’expédition peuvent sembler désuets, mais ils jouent toujours un rôle crucial dans l’ exécution des commandes de commerce électronique. Qu’il s’agisse de garantir l’exactitude des commandes ou de rationaliser les opérations d’expédition, les bordereaux d’expédition restent un élément essentiel pour offrir une expérience client sans faille. Cet article explore ce que sont les bordereaux d’expédition, leur importance dans la logistique du commerce électronique et la manière dont ils relient les mondes numérique et physique des achats en ligne.
Qu’est-ce qu’un bordereau d’expédition ?
Un bordereau d’expédition est un document qui énumère tous les articles inclus dans un envoi. Accompagnant généralement une commande à l’intérieur du colis, le bordereau d’expédition contient des détails tels que les UGS, les quantités et les descriptions des articles expédiés. Souvent négligé par les clients, le bordereau d’expédition est un outil essentiel dans le processus d’exécution des commandes, car il permet aux entreprises de garantir l’exactitude et l’exhaustivité de leurs envois.
Bordereau d’expédition et facture : Principales différences
Bien que les bordereaux d’expédition et les factures se ressemblent à première vue, ils ont des objectifs différents :
- Bordereau d’emballage: Il se concentre sur les biens physiques expédiés. Il est utilisé par le destinataire pour vérifier que tous les articles commandés sont inclus.
- Facture: Elle documente la transaction financière, y compris les prix, les conditions de paiement et les taxes. Elle est principalement utilisée pour la facturation.
Si les deux documents sont initiés par le vendeur, la facture est généralement déclenchée par la plateforme de paiement, et le bordereau d’expédition est généré au cours du processus d’exécution.
Pourquoi les bordereaux d’expédition sont-ils importants dans le commerce électronique ?
Les bordereaux d’expédition sont bien plus qu’un simple bout de papier. Voici comment ils contribuent à faciliter les opérations et à améliorer l’expérience des clients :
1. Précision de la commande
Les bordereaux d’emballage servent de liste de contrôle pour les emballeurs, garantissant que les bons articles et les bonnes quantités sont inclus avant de sceller l’emballage.
2. Suivi des envois multi-box
Pour les commandes plus importantes réparties dans plusieurs cartons, les bordereaux d’expédition aident l’expéditeur et le destinataire à rester organisés en clarifiant ce qui est inclus dans chaque colis.
3. Gestion des articles endommagés ou manquants
En cas d’exceptions à la livraison, telles que des marchandises endommagées ou des articles manquants, les bordereaux d’expédition servent de point de référence pour résoudre les problèmes rapidement et avec précision.
4. Expédition internationale
Les bordereaux d’expédition sont souvent exigés pour le dédouanement, car ils fournissent une description détaillée du contenu de l’envoi.
5. Transparence pour les clients
Les bordereaux d’emballage sont un moyen simple pour les clients de vérifier si les articles reçus correspondent à leur commande, ce qui garantit leur satisfaction.
Que doit contenir un bordereau d’expédition ?
Les bordereaux d’emballage peuvent varier en fonction de l’entreprise, mais ils comprennent généralement les éléments suivants :
- Adresse d’expédition et détails de la commande: Comprend l’adresse du destinataire, le numéro de commande et la date.
- Liste détaillée des articles expédiés: Une liste détaillée des produits, y compris les descriptions et les quantités.
- Articlesen rupture de stock: Indiquez clairement les articles qui ne sont pas inclus dans l’envoi.
- Quantités: Spécifie le nombre d’unités pour chaque article.
- Codes SKU ou UPC: Fournit des identifiants uniques pour le suivi des stocks.
- Numéro de bordereau ou de commande: Permet d’établir des références croisées avec les bons de commande ou les factures.
Considérations supplémentaires pour les bordereaux d’expédition
1. Intégrer les bordereaux d’expédition dans le traitement des commandes
L’utilisation d’un système automatisé pour générer les bordereaux d’expédition garantit une précision et une efficacité accrues. Les solutions intégrées réduisent les erreurs manuelles et rationalisent le processus de prélèvement, d’emballage et d’expédition.
2. Pratiques durables
Pour réduire l’impact sur l’environnement, les entreprises peuvent envisager d’autres solutions, comme les bordereaux d’expédition numériques, ou ne les inclure que lorsque c’est nécessaire. De nombreux clients apprécient les pratiques respectueuses de l’environnement dans leur expérience d’achat.
3. Possibilités d’image de marque
Les bordereaux d’emballage sont un moyen subtil mais efficace de renforcer votre marque. L’ajout d’un logo ou d’un message personnalisé sur vos bordereaux d’emballage peut améliorer l’expérience de déballage des clients.
Comment les bordereaux d’expédition soutiennent la gestion des stocks
Les bordereaux d’expédition ne sont pas seulement utiles aux clients, ils constituent également un outil essentiel pour les opérations internes. Les entreprises peuvent utiliser les bordereaux d’expédition pour suivre les mouvements de stocks, rapprocher les registres d’inventaire et identifier les divergences. En comparant ce qui a été expédié avec les inventaires, les entreprises peuvent maintenir des niveaux de stock plus précis et identifier les problèmes potentiels, tels que les erreurs de comptage ou les vols.
Le rôle des bordereaux d’expédition dans les retours et les échanges
Les bordereaux d’expédition simplifient le processus de retour et d’échange pour les clients et les entreprises. Lorsque les clients doivent retourner ou échanger des articles, ils peuvent se référer au bordereau d’expédition pour vérifier les détails de la commande initiale. Les entreprises peuvent ensuite utiliser le bordereau pour traiter le retour, mettre à jour les stocks et procéder aux remboursements ou aux remplacements avec précision.
Les erreurs courantes à éviter avec les bordereaux d’emballage
- Articles manquants: Oublier de joindre des bordereaux d’expédition ou omettre des articles figurant sur le bordereau peut être source de confusion pour les clients.
- Informations erronées: Les erreurs dans les détails des articles, les quantités ou les adresses de livraison peuvent entraîner des retards et des insatisfactions.
- Complication excessive: L’inclusion d’informations inutiles ou l’utilisation de formats confus peuvent rendre les bordereaux d’expédition plus difficiles à utiliser.
Personnaliser les bordereaux d’emballage pour votre entreprise
Les bordereaux d’expédition peuvent être personnalisés en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez par exemple y inclure des notes de remerciement personnalisées, des offres promotionnelles ou des recommandations de produits afin d’améliorer l’expérience du client. Toutefois, il est important de trouver un équilibre pour que le bordereau reste fonctionnel et facile à comprendre.
Fiches d’emballage et gestion des stocks dans plusieurs entrepôts
Dans les entreprises qui ont plusieurs entrepôts, les bordereaux d’expédition sont encore plus essentiels. Ils permettent de coordonner les stocks entre les différents sites en indiquant clairement quels articles sont expédiés à partir de quelle installation. Cela permet de garantir le bon déroulement des opérations et de réduire le risque d’erreurs dans les modèles degestion des commandes multi-entrepôts.
Les bordereaux d’expédition numériques : Une tendance croissante
Alors que le développement durable devient une priorité pour de nombreuses entreprises de commerce électronique, les bordereaux d’expédition numériques gagnent en popularité. Ils sont envoyés par courrier électronique aux clients en même temps que les confirmations de commande ou sont accessibles via un portail en ligne. Les bordereaux d’expédition numériques réduisent les déchets de papier et attirent les clients soucieux de l’environnement, tout en fournissant les détails essentiels nécessaires à la vérification de la commande.
Bordereaux d’emballage pour les commandes en gros et en masse
Pour les entreprises qui traitent des commandes en gros ou en masse, les bordereaux d’expédition sont d’une valeur inestimable. Ils permettent aux destinataires de vérifier rapidement les grandes quantités et les détails détaillés, garantissant ainsi l’exactitude des expéditions. Des bordereaux d’expédition clairs pour les clients grossistes peuvent également renforcer les relations commerciales en minimisant les divergences et les retards dans les commandes.
L’impact de l’automatisation sur les bordereaux d’emballage
L’automatisation a révolutionné la manière dont les bordereaux d’expédition sont générés et utilisés. Des logiciels intégrés peuvent créer automatiquement des bordereaux d’expédition sur la base des détails de la commande, réduisant ainsi les efforts manuels et les erreurs. L’automatisation permet également une synchronisation en temps réel avec les systèmes d’inventaire, ce qui garantit que les informations figurant sur les bordereaux d’expédition correspondent aux niveaux de stock réels.
Exploiter les bordereaux d’expédition pour une meilleure connaissance des données
Les bordereaux d’expédition peuvent constituer une source de données précieuses. En analysant les informations contenues dans les bordereaux d’expédition, les entreprises peuvent suivre les tendances des commandes, contrôler les performances des unités de stock et identifier les modèles de comportement des clients. Ces informations peuvent guider la planification des stocks, rationaliser les opérations et éclairer les stratégies de marketing.
Conclusion
Les bordereaux d’emballage peuvent sembler une simple partie du processus d’exécution du commerce électronique, mais leur rôle est indispensable. Ils garantissent l’exactitude des commandes, favorisent une gestion efficace des stocks et améliorent l’expérience des clients. En intégrant l’automatisation et en adoptant des pratiques durables, les entreprises peuvent maximiser la valeur des bordereaux d’expédition tout en s’alignant sur les attentes modernes.
Qu’ils soient imprimés ou numériques, les bordereaux d’expédition restent un lien vital entre les entreprises et les clients, comblant le fossé entre l’expérience d’achat en ligne et hors ligne.
